文 | 帆软数据应用研究院 王立鑫

辛辛苦苦重构了数据仓库,业务人员却说不好用?
开发了数据补录页面,完善数据结构,业务人员却说影响效率?
行动端报表用了一阵子,就没人用了,也不知道原因?

问题的根结在于缺乏使用者思维。「使用者思维」已经成为IT人员的必修课,它帮助IT搭建从「技术」到「使用」的桥樑,让IT工具能够落到实处,真正服务于业务,得到业务人员的认同与好评。东方衣架是一个知名轻奢女装零售业品牌,公司业务涵盖服装的研发、生产、流通、零售等多个环节,近年随着业务的增长,企业的IT建设变得越加重要,这里介绍衣架的IT资讯部门在进行企业的大数据应用平台搭建时如何充分践行使用者思维,真正为企业的业务发展和效率提高做出贡献的。

线上线下的结合,对数据应用有新要求

东方衣架成立初期,就一直强调数位化平台的建设能力,在2016年以前,衣架的IT平台架构是6层结构:
1.数据储存层:通过企业伺服器和公有云的方式实现分区数据储存。
2.数据管理层:除了来个各个业务系统的基础数据的管理,另外搭建了数据仓库,根据业务场景建立了各个业务主题。
3.后台服务:供应链管理、人资行政、财务管理;供应链管理涵盖设计、开发。
4.中台服务:分销系统,主要是为了解决店与店、店与厂之间怎幺高效的物流流转,确保每件货物都可以到它该去的门市去。
5.前台:一套是店铺运营管理平台,负责日常货物的调拨、报表的查询;另一套是POS系统,做收单。
6.渠道:电子商务渠道,目前是天猫。线下渠道有直营、联营和加盟。

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2016年,响应新零售的发展,衣架开设了电子商务天猫衣架旗舰店,管理团队对于线上渠道的定位发生了变化,试图探索线上线下联合的方案,以提高整体的库存使用率。顺应线上销售的发展,IT资讯部需要对平台做以下三点改造:
意图实现线上线下的库存共享;
意图实现线上线下的订单共享;
意图实现统一的会员中心。

最开始想到的方案,是对中台的分销系统进行重构,很快被使用者思维否定了,原因如下:
对技术团队来说,围绕着分销系统,已经用帆软报表软体开发了很多报表,重构工作量很大;
对业务团队来说,已经度过了新系统的试用期,併叠加了一些管理方法论,形成了管理效率的提升;
站在公司数位化全局,也无法接受重新走一遍从报表开发到报表运用的老路。

得出一个有意思的现状:整个企业报表的沉澱的价值甚至大于整套分销系统的价值。

最后得出的方案,对分销系统开放了它的服务能力,也就是现在比较流行的微服务的概念,同时,保留分销资料库,以确保整个报表体系的稳定性,持续形成数据分析层的价值沉澱。改造后的IT资讯平台如下:
1.线下实体渠道全部划归为自有平台,通过店铺营运管理平台统一管理。
2.中台开放API,直接对接外部平台。
3.实现中台各中心的介面对接外部大数据,分销资料库更加壮大。

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我们为什幺那幺重视业务人员的参与?

企业依赖的价值,就是发挥1+1>2的协作价值,IT资讯部时时刻刻站在业务人员(使用者)的角度,思考自己的视觉化呈现策略,哪怕走弯路,哪怕撞南墙,也是值得!基于东方衣架的资讯平台,IT部从2016开始,着力数位化的应用建设,旨在打造有管理沉澱能力的、好用的系统,IT团队为此做了很多努力,尤其是带动业务部门的积极参与,这让他们的工作获益无穷。今天我们只讲4个典型的故事:

故事1:面料开发专案,使用者思维发现奇妙的行为过程数据

「现在很多企业都在提大数据分析,那幺大数据,真的做好準备了吗?对于数据来说我认为有两种,一种是业务结果数据,比如进销存的数据。还有一种,目前越来越关注的企业行为过程数据。对于线上来说就是浏览量、点击率,对于线下来说就是客流统计、客户的停留时长,这些数据对企业非常重要。因此,如何有效治理企业的过程数据,并且发挥出这部分数据的决策管理价值,是企业面临的一个新的课题。」
——东方衣架IT资讯部经理邵佳宇

从一个简单的专案开始
做整个面料开发到样衣设计环节的专案时,就遇到了企业内部的过程数据。开始其实目的非常简单,还不涉及过程数据:
1.人员档案进系统;
2.成衣档案进系统;
3.流程进系统。

产生一个複杂的管理需求
做完这些之后,管理层提出了更高的需求,开始关注公司的一季面料,因为衣架的面料都是自己开发,管理层希望能够用数据驱动面料的开发。管理层希望看到:
1.一季面料开发成功了多少失败了多少?
2.哪个供应商的打样成功率最高、返工最少?
3.哪些样衣开发进度正常,哪些有风险,风险是怎幺造成的?

眼光转向过程数据
可以看到,上述这些数据都在过程数据里面,那过程数据在哪里?答案是,在公司的共享服务资料夹里面!我们发现企业会建很多的共享资料夹,这些档案可能是Excel,需要多个部门去管理去填入数据。可能有的档案不需要共享,在某位员工的电脑里,或者在某封邮件或者某堆纸里面,最重要的可能是数据已经丢失了或者在已经离职的员工电脑里面。那幺对于企业的数据分析来说,这些数据都是没有价值的。
IT资讯部尝试过把共享文件夹里的报表提取出来来回答管理层提出的上述问题,但发现无法确保这些数据的质量!于是,资讯部门意识到:要将企业的行为过程数据进行收集和沉澱。在刚开始推进这个项目的时候就遇到了问题,就是管理和效率之间的冲突,下面这个过程充分展示了这类冲突。

过程数据带来效率的问题
如下图是一个面料开发员自己电脑里的excel表格,左边是这次所有要开发的面料,可能在某个时间节点,这个面料到了,把这个填进去。然后要知道不同的面料现在开发的进度,所以他通过不同的背景颜色去标注。他提议说,资讯部能不能做到填数方便,一填这些数据就进入系统里面?

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IT资讯部给的解决方案是:在系统里已有的面料档案管理报表中,把excel中的资料维护上去,增加一个栏位,点进去让面料维护员填写行为过程进度。拿着这个方案与业务沟通。

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沟通完之后的结果是这样的:一件两分钟可以完成的事情结果要耗费一倍甚至更多时间来做这件事情,因此业务人员对方案是有抵触的。某种程度上说,为了实现管理,牺牲了很多效率。

寻求效率和管理的双赢方案
为了解决这个问题,资讯部对这种类型的数据进行了研究,发现行为过程数据有两个特点:
1.流程非常短,不像要先期建立合同然后某主管审批,再某老闆审批,这个面料进度数据直接填完就行了,而且灵活度高,这些都是围绕开发员的日常工作习惯建立的。
2.监控困难,有些东西要填,但是有些东西从公司的角度来说是非常难监管到的。
总结后发现,如果没有业务人员的积极配合,这个专案真正落地是很困难的。除非可以把数据填报入库,做得比Excel还要方便,真正从操作人员的工作效率出发考虑问题。幸运的是,他们从帆软FineReport报表与BI系统软体的填报功能中找到了答案。

帆软填报工具的实用性
採用帆软FineReportb报表工具的填报页面设计效果如下图,有几个亮点:
1.保留了Excel的填写方式,操作和离线PC一样,一个个填进去就结束了。
2.历史的面料数据,也可以随时查看。
3.只要填出供应商的关键字,供应商也可以直接带出来。
4.背景颜色也按照业务经验做预设,保持一致。
5.这个表每月要给主管彙报,按照彙报简报的模版,再做一张报表专用于彙报,系统直接汇出。

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这个页面得到了业务人员的广泛好评,好的报表自己会流行起来!

使用者觉得好用,才会有主动性!
后来,这个面料开发员主动提出,还有一个面料调样的excel,能不能也做到系统中。
结果各个部门的负责人,主动要求把工作记录资料转移到企业系统里面去,很多共享资料夹里面的很多要填的东西都被系统取代。对于企业来说,最重要的价值在于数据的质量可以得到保证,报表非常方便,而且可以确保準确性。

故事2:补吊牌,使用者思维主动帮业务简化流程

商品通过仓储、物流,难免有吊牌遗失。在没有系统之前,门店要填申请单,到商品部,收集起来申请单之后到生产部,吊牌的资料都是在生产部的电脑里,word档案整理出来后,生产给到工厂,工厂到商品,商品给到督导,再到门店,可能这件衣服都不在门店了。

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那幺,能不能把吊牌做到系统里面去,以后也不需要在询问工厂,系统能够直接製作出来?
经过IT团队的努力,现在可以实现店铺在系统里填写补吊牌申请单,自动流转到仓库,仓库一键把吊牌列印出来,然后发给门店。

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这个功能很受业务人员欢迎,通过这样小小的变化使整体的效率大幅提高,缩短补吊牌周期。

故事3:商品色样会,使用者思维发现业务短板

样衣做完之后会召集各部门,大家开一个会,对这个衣服打分。以前都是列印一堆A4纸,大家在上面评分,评分之后会议暂停,资料员各件商品的评分纸收集起来,把上面的数据一张一张往报表里面填,报表出来之后再次召开会议讨论结果。这样的会议非常低效。于是IT资讯部门在考虑,有没有可能用行动设备来做填报打分?

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这样只要在色样会之前,把所有的商品资料录入系统,开会当天大家直接可以在finereport开发的行动端报表中对每一件衣服进行评分,然后现场直接展示评分结果,大家再对结果进行讨论。效率提高了一倍。
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故事4:流程可视,让审批有迹可循

审批,是管理层的一个痛点。审批依据在哪里?可能要把员工叫过来,整体彙报一遍。IT资讯多审批流程上的可视化工作,这里举两个例子。
1.色样BOM单变更历史版本对比
在样衣开发过程中,BOM经常会变的,而且会牵涉到多个部门之间的沟通。很多时候到下一个部门,一个流程到下一个部门的时候,他不知道上一个部门改了什幺,甚至到管理层去审批的时候也不知道变了哪些东西。
资讯部门就思考,能否让系统做记录员,记录下每个部门的修改足迹?
经过努力,为了让每个部门修改的内容区分开来,设计了如下页面:

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左边是这一版本的BOM,右边灰色的是上一版本的BOM,更改的部分用红色高亮出来,这样就很清楚这个流程变了哪些东西。

2.店铺拓展利润试算
每一个门市开之前,都会对利润进行试算,首先需要营运和拓展将一些开店的基础数据(包括预估的数据)全部进入系统里面去。原先这些信息进去之后,到财务那边,打开表格,把资料填到Excel里面去,然后算出一个利润,看这家店开设赚不赚钱。不赚钱,反过来再找对应的要找谁沟通。
思考:沟通的过程,能否线上自动化解决,同时兼顾财务数据的安全性?
经过资讯部的努力,为了方便做开店试算和沟通需求,设计了如下页面:

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财务只需要填写表单资料,点击「利润计算」,一键就把整个利润全部测算出来,赚不赚钱,甚至细到科目的资料都算出来了,如图:
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不仅如此,既然是试算,就要有试的功能,所以对每个科目对应的内容允许做调整,调整后利润即可相应变化,这样小小的动作提升了开店利润试算的效率。

衣架内最流行的报表软体

前面讲的都是帆软的报表的应用,帆软FineReport报表本身是一款非常优秀的报表与BI系统工具,衣架内部的使用率非常高,日均访问次数在2000-3000之间,下图是访问统计:

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资讯部也开发了很多的报表,数量在100张左右,并且数量还在增加:

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东方国际创业品牌管理股份有限公司——「衣架」,在帆软FineReport的报表工具平台上,跑出了独特的身影,坚持使用者思维,让数据的价值,沉澱到企业管理中,固化成企业的数据生产力,这,远比做一两张报表,意义深刻的多。期待2018年的衣架,发生更多这般朴实的故事,在企业数位化的潮流中,迈开坚定的步伐,更上一层楼。

「当衣架遇见帆软,是美好的,也是充满激情的,更是脑洞无限的。」
——上海东方国际衣架品牌资讯部经理 邵佳宇